kintoneとは？初心者にもわかりやすく徹底解説！業務効率化を実現するクラウドサービス

投稿日：20250611 更新日：20250626 カテゴリー： kintone , ブログ , 業務改善

「日々の業務がExcel管理では限界…」「チーム内の情報共有がうまくいかない…」「もっと業務を効率化したいけど、専門的なシステム導入は難しそう…」

このような悩みを抱える方は少なくないでしょう。情報が分散し、必要な時に必要なデータが見つからない、手作業が多くて時間がかかる、といった課題は、多くの企業で共通して聞かれます。

もし、プログラミングの専門知識がなくても、自社の業務に合わせて柔軟にシステムを構築でき、情報の一元管理や業務プロセスの自動化まで実現できるツールがあるとしたら、どうでしょうか？

この記事では、そのような課題を解決する強力な味方となり得るクラウドサービス「サイボウズ社のkintone（キントーン）」について、初心者の方にもわかりやすく、その基本概要から具体的な活用方法、導入効果、さらには注意点までを徹底的に解説します。kintoneがどのようにあなたの会社の業務効率化を実現し、DX（デジタルトランスフォーメーション）を推進する力となるのか、この記事を読めばその全貌が明らかになるはずです。特にkintoneの導入に一歩踏み出せない方にぴったりの内容となっています。さあkintoneの世界へご案内します。

kintoneとは？初心者にもわかりやすく解説

CMでkintone（キントーン）を見聞きする機会が増えてきたけれど、一体どのようなサービスなのだろうか？と疑問に思っている方も多いでしょう。そういう私も以前はそうでした。ここではkintoneの基本的な概念から、なぜ多くの企業に注目されているのか、そして既存のツールと何が違うのかを、初心者の方にも理解しやすいように解説します。ついに導入企業38,000社を超えたkintoneの導入を検討する上で、まず押さえておきたい基礎知識をここでしっかりと学びましょう。

関連記事：初心者でも安心！kintone（キントーン）の基本的な使い方を徹底解説｜アプリ作成からデータ入力・社内活用まで

kintoneの基本概要と仕組み

kintone（キントーン）とは、サイボウズ株式会社が提供するクラウドサービスです。その最大の特徴は、プログラミングの専門知識がない人でも、自社の業務に合わせた業務アプリケーション（略して「アプリ」）を、まるでブロックを組み合わせるように簡単かつ迅速に作成できる点にあります。この「手軽さ」こそが、kintoneが多くの企業で業務改善のツールとして選ばれている理由の一つです。

kintoneの仕組みの核心は、この「アプリ」にあります。顧客情報、案件の進捗、日々の業務報告、問い合わせ内容など、企業活動におけるあらゆる情報を管理するための箱（データベース）を、ユーザー自身が自由に設計できるのです。例えば、これまでExcelや紙で管理していた顧客リストや案件管理表を、kintone上で専用のアプリとして作成し、必要な情報を一元的に管理・活用できるようになります。

アプリの作成は、基本的にマウス操作の「ドラッグ＆ドロップ」で行えます。必要な項目（例えば、会社名を入力するテキスト欄、日付を選択するカレンダー、ファイルを添付する機能など）を選んで配置していくだけで、自社の業務フローに最適化されたシステムが現場レベルで構築可能です。これにより、IT部門に頼ることなく、業務を最もよく理解している現場の担当者が主体となって、迅速に業務改善を進めることができます。このような特性は、IT人材が限られている中小企業や、スピーディーな業務改革が求められる部門にとって、大きなメリットとなります。

また、kintoneはクラウドサービスであるため、インターネットに接続できる環境さえあれば、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットからも、いつでもどこでも情報にアクセスし、業務を行うことが可能です。これにより、外出先でのデータ確認や入力、テレワーク環境でのスムーズな業務遂行が実現します。

kintoneは、単にアプリを作成するだけでなく、作成したアプリを通じてデータを共有し、業務プロセスを管理し、さらには外部サービスとの連携によって機能を拡張することもできる、非常に柔軟性の高いプラットフォームと言えるでしょう。この柔軟性と拡張性が、多種多様な業種・業務の課題解決に対応できるkintoneの強みとなっています。多くの企業がkintoneを活用し、日々の業務を効率化しています。このシステムの導入は、プログラミングの知識がなくても、手軽にアプリを作成し、管理できるため、非常に魅力的です。

キントーンが注目される理由と導入のメリット

kintone（キントーン）が多くの企業から注目を集め、導入が進んでいるのには理由があります。それは、従来の業務の進め方や情報管理のあり方を根本から改善し、組織全体の生産性を向上させる多くのメリットを提供できるからです。kintoneを導入することで、具体的にどのような恩恵を受けられるのでしょうか。

サイボウズ社が挙げるkintone活用の4大メリットは以下の通りです 。

一元管理で経営状況を見える化できる:
多くの企業では、顧客情報、案件情報、売上データなどがExcelファイルや個別のシステムに散在しがちです。これにより、情報が二重管理されたり、必要な情報を探すのに時間がかかったり、経営判断に必要な全体の状況把握が困難になったりします。kintoneを導入し、これらの情報を一元的に管理するアプリを作成することで、各部署の情報をリアルタイムに吸い上げ、経営状況を正確かつ迅速に「見える化」できます。これにより、データに基づいた的確な意思決定が可能になります。

使い慣れたツールは現場社員に浸透しやすく効果が出やすい:
新しいシステムを導入する際、操作が複雑だったり、覚えることが多かったりすると、現場の社員になかなか使ってもらえず、せっかくの投資が無駄になってしまうことがあります。kintoneは、直感的でわかりやすいユーザーインターフェース（UI）を備えており、特別なIT知識がなくても比較的簡単に操作を覚えることができます 2。日頃からExcelなどを使っている人であれば、スムーズに移行しやすいでしょう。使いやすいツールは現場での活用が進みやすく、結果として早期に導入効果を実感できます。

システム管理コストを抑えられる:
複数の業務課題に対応するために、それぞれ専用のツールやシステムを導入・管理していると、月額の利用料だけでなく、ユーザー管理やメンテナンスといった管理コストも膨らんでしまいます。kintoneであれば、一つのプラットフォーム上で多様な業務に対応するアプリを作成・運用できるため、複数のシステムを用意する必要がなくなります 2。これにより、ライセンス費用や管理の手間、コストを大幅に削減できます。さらに、kintoneは作成するアプリの数が増えても、基本的にユーザー数に応じた料金体系であるため、使えば使うほどコストパフォーマンスが高まるという特徴もあります。

現場主導でスピーディーな業務改善が可能:
ビジネス環境が目まぐるしく変化する現代において、業務プロセスの改善も迅速に行う必要があります。しかし、従来のシステム開発では、要件定義から設計、開発、テスト、導入までに多くの時間とコストがかかり、完成した頃にはビジネスの状況が変わってしまっている、ということも少なくありません。kintoneは、プログラミングの知識がなくても現場の担当者が自ら業務アプリを作成・改修できるため、業務の変化や新たなニーズに対してスピーディーに対応できます 2。これにより、情報システム部門に大きな負荷をかけることなく、継続的な業務改善のサイクルを回すことが可能になります。

これらのメリットに加えて、kintoneはスムーズな情報共有、場所や時間を問わないアクセス、そしてサイボウズ社やパートナー企業による充実した導入・運用サポート体制 も提供しており、これらが総合的にkintoneの価値を高め、多くの企業にとって魅力的な選択肢となっています。部門ごとにサイロ化していた情報を一元化し、組織全体の生産性向上に貢献するkintoneの機能は、多くの業種で活用されています。

kintoneで社内業務をDXする際に必要となるアプリ構築ステップをわかりやすく解説

Step 1. 構築するシステムの全体像を設計する（紙やExcelでもOK）

まずは以下のような情報を整理して「どんな情報を管理するか」「どの情報がどうつながるか」を設計します。

Step 2. kintoneにログインし、アプリを新規作成

kintoneにログインしたら、4つのアプリをそれぞれ作成していきます。

• 「アプリ」→「＋アプリを作る」→「最初から作成」

Step 3. 各アプリのフィールド（入力項目）を設定

例：顧客情報アプリの場合

• 会社名（文字列）
• 担当者名（文字列）
• 電話番号（電話番号）
• メールアドレス（Eメール）
• メモ（複数行文字列）

案件進捗アプリ

• 案件名（文字列）
• 顧客（ルックアップで「顧客情報」から取得）
• ステータス（ドロップダウン）
• 担当者（ユーザー選択）
• 金額（数値）

同様に、業務報告アプリ、問い合わせ管理アプリもフィールドを設計。

Step 4. アプリ間の「関連レコード」や「ルックアップ」を設定

• 「案件進捗」アプリで「顧客情報」をルックアップ設定
• 「問い合わせ」や「業務報告」アプリに「関連レコード」フィールドを使って、顧客・案件と紐づけ
• これにより、顧客詳細ページで関連する案件・問い合わせ・業務報告が一覧表示されるようになる

Step 5. テストレコードを登録して運用テスト

それぞれのアプリにダミーデータを入れて、下記を確認します：

• 入力のしやすさ
• 関連情報が正しくリンクされているか
• スマホ表示での使いやすさ

Step 6. 必要に応じてアクセス権・通知・グラフ設定

• 「営業部だけが閲覧できる」などのアクセス権設定
• 「案件ステータスが“契約”になったら通知」などのプロセス管理
• 案件のステータス別円グラフや担当者別件数グラフなどの可視化も可能

Step 7. 業務に合わせて少しずつカスタマイズ

• JavaScriptやプラグインで便利機能を追加（例：自動計算やボタン追加）
• 定期的にユーザーの意見を反映して改善

kintoneと他ツールとの違いをわかりやすく解説

kintone（キントーン）の導入を検討する際、多くの方が疑問に思うのは「今使っているExcelや、既に導入している基幹システムと何が違うのか？」ということでしょう。ここでは、kintoneとこれらの代表的なツールとの違いを明確にし、それぞれのツールの特性とkintoneがどのような位置づけになるのかを解説していこうと思います。

kintoneとエクセルの違いとは？わかりやすく説明

まず、最も比較されることが多いExcelとの違いについてです。Excelは非常に優れた表計算ソフトであり、個人レベルでのデータ集計や分析、簡単なリスト作成などには非常に便利です。多くの人が操作に慣れているというメリットもあります。

しかし、Excelは元々「個人用」に設計されたソフトであるため、複数人でのリアルタイムな情報共有や同時編集には向いていません。例えば、同じファイルを複数人で更新しようとすると、ファイルの競合が起きたり、誰が最新版を持っているのか分からなくなったりすることがあります。また、データ量が多くなると動作が重くなったり、詳細なアクセス権の設定や、複雑なワークフロー（申請・承認業務など）の構築は困難です。

一方、kintoneはチームや組織全体での情報共有と業務プロセスの管理を前提に設計されたクラウドサービスです。

• 情報共有と同時編集: kintone上のデータはリアルタイムに共有され、複数人が同時にアクセスして情報を確認・編集できます。
• データベース構造: kintoneでは業務ごとに「アプリ」という形でデータベースを構築し、構造化されたデータを蓄積・管理します。Excelのシートとは異なり、データの一貫性や整合性を保ちやすい設計です。
• コミュニケーション機能: データ（レコード）ごとにコメントを残したり、関係者に通知を送ったりする機能があり、業務に紐づいた円滑なコミュニケーションを促進します 。レコードとは顧客管理アプリの場合、顧客名、電話番号、メールアドレス、住所などを一括りにしたデータのことです。
• ワークフロー（プロセス管理）: 申請・承認といった業務プロセスを簡単に設定でき、業務の流れを電子化・自動化できます 。
• アクセス権管理: アプリ単位、レコード単位、さらには個々の項目（フィールド）単位で、誰が閲覧・編集・削除できるかといった詳細なアクセス権を設定できます。これにより、セキュリティを担保しつつ、必要な情報を必要な人にだけ共有できます。

関連記事：kintone（キントーン）のデメリットとは？導入前に知っておきたい機能の制限・運用時の課題と解決法を解説

Excelでの管理に限界を感じ、「脱Excel」を目指す企業にとって、kintoneは非常に有効な選択肢となります。特に、複数人でのデータ入力・共有、進捗管理、承認業務などが発生する場合には、kintoneのメリットが大きく活かされます。

表1: kintoneとExcelの主な違い

kintoneと基幹システム（ERPなど）との違いとは？わかりやすく説明

次に、販売管理、会計管理、生産管理といった企業の根幹業務を支える「基幹システム（ERPなど）」とkintoneの違いです。基幹システムは、多くの場合、特定の業務領域に特化して設計された大規模なパッケージシステムであるか、専門的な知識を持つエンジニアによって時間とコストをかけて開発されたものです。これらのシステムは安定性や網羅性が高い反面、導入後のカスタマイズが難しかったり、現場の細かなニーズやビジネスの変化に迅速に対応することが難しい場合があります。

kintoneは、このような基幹システムではカバーしきれない、あるいは対応に時間がかかる現場の業務課題や、変化の速い業務に対して、柔軟かつスピーディーに対応できる点が大きな違いです。例えば、基幹システムから出力されたデータを元に、営業部門独自の分析レポートを作成するアプリや、特定のプロジェクトの進捗を管理するアプリなどを、現場主導で素早く作成できます。

kintoneを基幹システムそのものとして利用するケースもありますが、多くの場合は、既存の基幹システムと連携し、その周辺業務を補完・効率化する「業務システム」や「サブシステム」として活用されます。例えば、基幹システムの顧客マスタとkintoneの案件管理アプリを連携させたり、kintoneで入力された経費申請データを会計システムに連携させたりといった活用方法があります。

kintoneとは？初心者にもわかりやすく徹底解説！業務効率化を実現するクラウドサービスのまとめ

このように、kintoneはExcelの手軽さと基幹システムの堅牢性の間に位置し、両者の「すき間」を埋める役割を担います。また、レガシーな基幹システムに手を加えることなく、必要なデータを引き出して現代的なインターフェースで活用・共有としても機能します。これにより、企業は既存のIT資産を活かしつつ、DX（デジタルトランスフォーメーション）を段階的に推進していくことが可能になります。

kintoneの導入は、既存システムとの連携を考慮しながら、まずは一つずつ業務をクラウド化し、周辺業務を徐々にDXすることが可能です。

関連記事：kintone導入支援室

岡田　裕之

ブランディングで育てるECコンサルティング会社を経営。
ECコンサルタント兼Webマーケターとして、中小企業向けに100社以上のECサイト構築、50社以上の課題解決を支援してきました。ブランドの魅力を可視化し「選ばれるECサイト」を実現するブランディングデザイナーでもあります。全日本SEO協会会員として、SEOによる集客支援にも定評があります。

10年以上にわたりEコマース支援を行ってきた中で、売上向上には表側の集客・販売戦略だけでなく、裏側を支えるバックオフィスの効率化が大きく関係することに気づきました。そこで現在は、kintoneを活用した業務改善・DX支援にも力を入れ、ECと業務の両面から企業の成長をワンストップで支援しています。

ブランディングで育てるECコンサルティング会社｜アイヴィクス株式会社

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