kintone（キントーン）の機能を徹底解説｜業務改善を実現する連携・管理・アプリ活用のすべて

投稿日：20250616 更新日：20250617 カテゴリー： kintone , ブログ , 業務改善

kintone（キントーン）が多機能なクラウドサービスであることは理解できても、「具体的にどんな機能があって、それを使って何ができるの？」という疑問は尽きないでしょう。ここからは、kintoneが持つ主な機能と、それらを活用することで実現できる業務改善について、より詳しく掘り下げていきます。kintoneアプリでできること・できないことの範囲から、業務効率化を支える具体的な機能、そしてデータベースやファイル管理、グラフ作成といった充実した機能群、さらには自動化を支援する仕組みまで、幅広く解説します。

kintoneアプリで「できること・できないこと」

Kintoneって結局何ができるの？ キントーンの何がそんなに美味しいの？

この質問に答えるためには、まずkintone（キントーン）の中核である「アプリ」で何が可能になるのかを理解することが重要です。kintoneのアプリは、単なるデータ入力の箱ではなく、業務そのものをシステム化するための土台となります。

kintoneアプリで可能なこと:

• 多種多様な業務アプリの作成: 顧客情報や案件の進捗を管理するアプリ、日報や議事録を共有するアプリ、タスクの進捗を追跡するアプリ、問い合わせ内容や対応履歴を記録するアプリ、さらには経費申請や有給申請といったワークフローを管理するアプリまで、企業内のあらゆる業務に合わせて、プログラミングの知識なしにカスタムアプリを作成できます。これにより、紙やExcelで行っていた煩雑な管理業務を大幅に効率化できます。
• データの一元管理とリアルタイム共有: 作成したアプリに入力されたデータはクラウド上に一元的に蓄積され、権限を持つメンバー間でリアルタイムに共有されます。これにより、情報がサイロ化（孤立化）するのを防ぎ、常に最新の情報を元に業務を進めることができます。
• 業務プロセスの標準化と見える化: ワークフロー機能（プロセス管理）を活用することで、申請から承認までの一連の業務プロセスをkintone上で標準化し、誰がどの段階の作業を担当しているのか、進捗状況はどうなっているのかを「見える化」できます。
• コミュニケーションの活性化: 各データ（レコード）に対してコメントを付けたり、関連するメンバーにメンション（通知）を送ったりできるため、データに基づいた具体的なコミュニケーションが可能です ³。また、「スペース」というチームごとの情報共有の場を設けることもでき、部門内やプロジェクトチームでの連携を強化します。
• 場所を選ばないアクセス: クラウドサービスであるため、PCはもちろん、スマートフォンやタブレットからも専用アプリやブラウザ経由でアクセス可能です。これにより、外出先やテレワーク中でも業務を進めることができます。
• 外部サービスとの連携による機能拡張: kintone単体ではカバーしきれない高度な機能や、既に利用している他の外部システムとのデータ連携も、APIやプラグインを活用することで実現できます。

kintoneアプリでできないこと・不得意なこと（標準機能の限界）:

kintoneは非常に柔軟で多機能なツールですが、万能ではありません。標準機能だけでは対応が難しい、あるいは不得意とする領域も存在します。

• 一度の大量データ処理: 数万件を超えるような大量のデータを一括で検索したり、更新したりする処理は、実行に時間がかかったり、工夫が必要になる場合があります。例えば、標準機能では一覧画面に表示できるレコード数は100件までといった制限もあります。
• ストレージ容量の制限: 基本的に1ユーザーあたり5GBのディスク容量が付与され、組織全体では「契約ユーザー数 × 5GB」が利用可能な総容量となります。画像や動画などの大容量ファイルを大量に扱う場合は、容量が不足する可能性があり、その場合は有料でディスク増設を行うか、外部ストレージとの連携を検討する必要があります。
• 複数アプリ間での複雑なデータ集計・リアルタイム同期: kintoneには「ルックアップ」や「関連レコード一覧」といったアプリ間のデータを関連付ける機能がありますが、複数のアプリにまたがる非常に複雑な集計や、双方向でのリアルタイムなデータ同期（API連携）を標準機能だけで実現するのは難しい場合があります。このような場合は、プラグインの導入やJavaScriptによるカスタマイズが必要になることが多いです。

• 専門性の高い基幹システムの完全な置き換え: POSレジシステムのようなリアルタイム性が極めて重要な販売時点情報管理システムや、指紋認証などの生体認証と連動した高度な勤怠管理システムなど、特定の業種や業務に特化した専門性の高い基幹システムの全ての機能をkintoneだけで完全に置き換えるのは困難です。これらのシステムとは、データ連携によって補完し合う関係を築くのが現実的です。
• 非常に複雑なロジックや特殊なUIを要する機能の実装: 業務ロジックが極めて複雑であったり、ユーザーインターフェース（UI）に特殊なデザインや操作性が求められたりする場合、標準機能や簡単なカスタマイズだけでは対応しきれないことがあります。

kintoneの「できること」を最大限に活かし、「できないこと」や「不得意なこと」を理解した上で、プラグインや外部連携、あるいは他の専門システムとの使い分けを検討することが、kintone導入を成功させる鍵となります。多くの企業が直面する業務課題の大部分はkintoneで解決できる可能性を秘めていますが、万能ではないという認識を持ち、自社のニーズに合わせて最適な活用方法を見極めることが重要です。

関連記事：kintone（キントーン）のデメリットとは？導入前に知っておきたい機能の制限・運用時の課題と解決法を解説

業務効率化を実現する機能一覧

kintone（キントーン）が業務効率化に貢献できる理由は、その多岐にわたる機能群にあります。これらの機能を組み合わせることで、日々の煩雑な作業を削減し、より生産的な活動に時間を割くことが可能になります。ここでは、特に業務効率化を実現する上で中心となるkintoneの主な機能を一覧でご紹介します。

表: kintoneの主な機能一覧

これらの機能は、単独で使われるだけでなく、互いに連携し合うことで、より大きな業務効率化の効果を生み出します。例えば、アプリ作成機能で案件管理アプリを作成し、プロセス管理機能で営業フローを定義、通知機能で担当者にタスクを知らせ、集計・レポート機能で売上状況を可視化するといった一連の流れをkintone上で完結できます。これにより、個々の作業が効率化されるだけでなく、業務全体の流れがスムーズになり、生産性の向上に繋がります。kintoneの導入は、これらの機能をいかに自社の業務に合わせて活用するかがポイントとなります。

データベース・ファイル管理・グラフなどの充実機能

kintone（キントーン）の業務効率化を支える基盤として、特に重要なのがデータベース機能、ファイル管理機能、そしてグラフ作成機能です。これらの機能が充実していることで、情報の整理・活用が格段に進み、日々の業務がスムーズになります。

データベース機能の充実

kintoneの核心は、プログラミングの知識がなくても誰でも簡単にカスタムデータベース（＝アプリ）を作成できる点にあります。

• ノーコードでの構築: 1つのアプリが1つのデータベースとして機能し、必要な項目（フィールド）をドラッグ＆ドロップで配置するだけで、自社の業務に特化したデータベースを構築できます。文字列、数値、日付、添付ファイル、計算式、ドロップダウンリストなど、28種類以上の豊富なフィールドタイプが用意されており、柔軟なデータ管理が可能です。
• Excel/CSVからの移行: 既にExcelやCSVファイルで管理しているデータも、kintoneに読み込むだけで簡単にWebデータベース化できます ⁴。これにより、既存の資料を有効活用しつつ、より高度なデータ管理へとステップアップできます。
• データ連携機能:
  • ルックアップ: 他のアプリに登録されている情報を参照・取得し、自動で入力することができます。例えば、顧客マスターアプリから会社名や住所を案件管理アプリに引用するといった使い方です。これにより、入力の手間が省け、入力ミスや表記の揺れを防ぎ、データの整合性を高めることができます。ただし、標準機能では参照先のデータが更新されても、ルックアップ元のデータは手動で更新する必要がある点には注意が必要です。
  • 関連レコード一覧: あるレコードに関連する他のアプリの情報を一覧で表示する機能です。例えば、顧客情報アプリのレコード詳細画面に、その顧客に関連する案件履歴や問い合わせ履歴を一覧表示させることができます。

ファイル管理機能の便利さ

kintoneでは、業務データと関連付けてファイルを一元的に管理できます。

• レコードへのファイル添付: 各アプリのレコード（個々のデータ）に、Word、Excel、PDF、画像といった様々な種類のファイルを直接添付して保存できます。これにより、案件に関する見積書や契約書、製品に関する仕様書や画像などを、関連データと共に管理できます。
• 検索性: ファイル名だけでなく、ファイルの内容に含まれるテキストも検索対象となる場合があり、目的の資料を迅速に見つけ出すのに役立ちます。
• 変更履歴の保存: ファイルの更新履歴や変更履歴が記録されるため、いつ誰がどのような変更を加えたのかを追跡でき、誤操作からの復旧や内部統制にも役立ちます。
• 容量: kintoneのディスク容量は、基本プランで1ユーザーあたり5GB、組織全体では「契約ユーザー数 × 5GB」となります。大容量のファイルを多数扱う場合は、容量上限に注意が必要です。その際は、ディスク増設オプションを検討するか、DropboxやGoogle Driveといった外部のクラウドストレージサービスと連携し、kintoneにはファイルへのリンク情報のみを保存するといった運用も有効です。

グラフ機能によるデータの可視化

kintoneに蓄積されたデータは、専門的な分析ツールを使うことなく、簡単にグラフ化して可視化することができます 。

• 多様なグラフ種類: 縦棒グラフ、横棒グラフ、折れ線グラフ、円グラフ、クロス集計表など、目的に応じた様々な形式のグラフを作成できます。
• リアルタイム集計: アプリに新しいデータが入力されたり、既存のデータが更新されたりすると、グラフもリアルタイム（または定期的に）に更新されます。これにより、Excelなどで都度集計し直す手間がなく、常に最新の状況を把握できます。
• 簡単操作: グラフの作成や設定変更も直感的な操作で行えます。集計したい項目（大項目、中項目、小項目）や集計方法（合計、平均、件数など）、絞り込み条件、並び順などを柔軟に設定し、深掘り分析を行うことも可能です。

これらのデータベース、ファイル管理、グラフ機能が一体となって提供されることで、kintoneは単なるデータ入力ツールではなく、情報活用を促進し、業務改善を力強く支援するプラットフォームとしての価値を高めています。構造化されたデータ管理と、文脈に紐づいたファイル管理、そして直感的なデータ可視化は、あらゆる業種・業務において、より効率的で質の高い意思決定をサポートします。

自動化・RPA・通知機能で作業を削減

kintone（キントーン）は、日々の定型的な作業や確認作業を削減し、より創造的な業務に集中するための自動化機能や通知機能を備えています。これらを活用することで、人的ミスを減らし、業務のスピードアップを図ることが可能です。

プロセス管理による業務フローの自動化

kintoneの「プロセス管理」機能（ワークフロー機能）は、申請・承認といった一連の業務の流れを電子化し、一部自動化することができます。

• ステータス管理と担当者割り当ての自動化: 例えば、経費申請アプリで「申請」ステータスのレコードが作成されると、自動的に上長に「承認依頼」のタスクが割り当てられ、通知が送られます。上長が「承認」すると、次の経理担当者に「処理依頼」が自動的に回るといった流れを構築できます。これにより、誰が次に何をすべきかが明確になり、業務の停滞を防ぎます。
• 条件分岐: 申請金額や内容に応じて、承認ルートを自動で分岐させることも可能です。例えば、一定金額以上の申請は部長承認まで必要とする、といった複雑なフローにも対応できます。

通知機能による確認・催促作業の削減

kintoneの通知機能は、必要な情報を適切なタイミングで関係者に知らせることで、確認漏れや対応遅れを防ぎ、コミュニケーションコストを削減します。

• リアルタイム通知: レコード（データ）が新しく作成されたり、内容が更新されたり、コメントが追加されたり、自分宛にメンションが送られたりすると、kintoneの画面上やメール、スマートフォンのプッシュ通知でリアルタイムにお知らせが届きます。これにより、重要な変更や依頼を見逃すことなく、迅速に対応できます。
• リマインダー通知: レコード内の日付フィールド（例：納期、契約更新日、タスクの締切日など）を基準として、事前に設定したタイミング（例：3日前、当日、1日後など）で自動的にリマインド通知を送ることができます。これにより、手動での期限管理や催促作業の手間を大幅に削減し、タスクの遅延や失念を防ぎます。
• レコードの条件通知: レコードが特定の条件を満たした際に、指定したユーザーや組織に通知を送る機能です。例えば、「案件のステータスが『受注』になったら営業部長に通知する」「問い合わせの対応状況が『完了』になったら顧客担当者に通知する」といった設定が可能です。

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）との連携可能性

kintone自体はRPA（Robotic Process Automation）ツールではありませんが、そのAPI（Application Programming Interface）やWebhook機能、さらには専用の連携プラグインを活用することで、RPAツールと効果的に連携し、より広範な業務自動化を実現できます。

• 定型的なデータ入力・転記の自動化: 例えば、外部システムからダウンロードしたExcelファイルの情報をRPAが読み取り、kintoneの該当アプリに自動で入力・更新するといった作業を自動化できます。
• システム間連携の自動化: kintoneで特定の条件が満たされた（例：新しい受注データが登録された）ことをトリガーとしてRPAを起動し、RPAが基幹システムへのデータ登録や関連部署へのメール通知といった一連の処理を自動で行う、といった連携が可能です。

関連記事：kintone（キントーン）カスタマイズ活用ガイド｜プラグイン・外部連携・JavaScript開発で業務システムを強化する方法

kintoneの自動化・通知機能は、ユーザーが常にシステムを監視していなくても、業務がスムーズに流れ、必要なアクションが適切なタイミングで促される「プロアクティブなワークフロー管理（業務の進捗を能動的に把握し、問題が発生する前に対応する仕組み）」です。また、RPAなどの外部自動化ツールと連携することで、kintoneは複数のシステムをまたがる複雑な業務プロセス全体の自動化における「司令塔」のような役割を担うこともでき、大幅な作業削減と生産性向上が期待されています。これらの機能を活用するには、まず自社の業務プロセスを整理し、どこを自動化できるか、どのような通知が必要かを見極めることが重要です。

岡田　裕之

ブランディングで育てるECコンサルティング会社を経営。
ECコンサルタント兼Webマーケターとして、中小企業向けに100社以上のECサイト構築、50社以上の課題解決を支援してきました。ブランドの魅力を可視化し「選ばれるECサイト」を実現するブランディングデザイナーでもあります。全日本SEO協会会員として、SEOによる集客支援にも定評があります。

10年以上にわたりEコマース支援を行ってきた中で、売上向上には表側の集客・販売戦略だけでなく、裏側を支えるバックオフィスの効率化が大きく関係することに気づきました。そこで現在は、kintoneを活用した業務改善・DX支援にも力を入れ、ECと業務の両面から企業の成長をワンストップで支援しています。

ブランディングで育てるECコンサルティング会社｜アイヴィクス株式会社

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